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読みたくなる社内報を制作しよう

社内報は、情報共有やコミュニケーションを円滑にするだけでなく、
社員のモチベーション向上や組織の一体感を生み出す重要な役割を果たしています。

今回は社内報制作のポイントについてご紹介します。

社内報について

社内報は、会社の情報を共有したり交流を促進する大きな役割を持っています。新商品・新サービスの発売情報から社内イベントやセミナーの案内、社員へのインタビュー記事など、掲載する内容は様々です。
社内報を通じて各部署やチームの活動・成果を知ることができ、他の部署やチームがどんな仕事をしているのかを知ることでお互いの理解を深めることができます。情報の発信や受け取りを通じて、社内の情報格差を解消し、全体としての組織力を高める重要なツールとなっています。

社内報は業者に頼むべき？

もちろん自社で制作しても問題ございません。それぞれにメリットがあります。
社内で作成すれば、業者に依頼するよりもコストを抑えることが出来ます。社員であるからこその工夫やアイデアを社内報に盛り込むことも可能でしょう。
もしデザインやイラスト制作等があまり得意ではない…といった場合は、業者に依頼する方がいいかもしれません。デザインがうまくいかず時間がかかってしまう…といった場合は、他の業務にも支障が出てしまいます。社内報は単に制作して配って終わりではなく、必要な情報の共有や社員同士のコミュニケーションを生み出すものでなければいけません。社員に読んでもらえるよう目を引くものでなければ、お金と時間が無駄になってしまいます。記事の部分は自社で制作し、デザイン部分だけを業者に任せるなど、部分的な依頼も効果的です。
せっかく作るのであれば、効果的でたくさんの人に読んでもらえるものにしたいですよね。状況に合わせて色々な方法を試しながら、自社に合った方法を見つけてみてくださいね。

社内報制作にかかる主な費用

⚫️デザイン制作費

「読みやすいレイアウトの社内報を作りたいのでデザイナーに依頼したい」「社内報を制作したいけど、普段の業務もあり時間の確保が難しい…」という場合、制作会社に依頼すると制作費が発生します。この場合、ページ数やデザインの複雑さ、プロジェクトの規模などによって価格が変わります。

⚫️印刷費用

社内報をメール等で配信したり、社内SNSやシステム上で公開する場合は発生しませんが、紙媒体で発行する場合に発生します。社内のプリンターを使って印刷する方法のほかに、印刷会社に依頼する方法があります。費用は、発行部数・ページ数・使用する紙の種類・印刷の方法などで変動します。「web環境がなくても手軽に読みたい」「印刷したいが部数が多いので会社のプリンターでは発行が追いつかない」といった場合に有効です。

⚫️コンテンツの費用

記事の執筆費用のほかに、記事に使用するための写真やイラストを依頼する場合に発生します。写真やイラストはフリーで使用できるサイトもありますが「社員の似顔絵イラストを描いて欲しい」「プロの撮った写真を使用したい」といった場合に依頼します。

⚫️配布するための費用

社内報を配布する際、社内で手渡しをする他に郵送を利用する場合があります。家族で読んで欲しいという想いから社員の自宅へ郵送をする会社もあります。この場合、切手代・封筒代・封入にあたっての人件費が発生します。

⚫️デザインソフトなどのツール費用

社内報を社内で制作・発行する場合に発生します。見やすいレイアウトでの制作のため、デザインソフトウェアやイラスト作成ツール・画像編集ソフトなどを使用する場合があります。この場合、月額費用や年間契約費用などが掛かる場合があります。

依頼する業者の選び方

社内報の制作を依頼する際は費用と予算を検討し、価格とサービスのバランスを考慮した上で決定する必要があります。制作会社のホームページを確認し信頼できる制作会社を選びましょう。印刷物に特殊な加工が必要な場合や使用したい印刷紙がある場合は、事前に対応が可能か確認しましょう。印刷方法によっても値段が異なるので、値段や内容にこだわりたいポイントがある場合はHP等で情報をチェックしたり、直接問い合わせてみるのもおすすめです。
デザインの作成をデザイン会社に、印刷は印刷会社へ個々に依頼する場合もありますが、どちらも一括して依頼が可能な会社もあります。その場合、複数の会社へ依頼する手間がなくワンストップで制作が可能なため、制作にあたってのやりとりが簡潔・スムーズになります。

読みたくなる社内報のポイント

社内報は幅広い年代の読者に対して配布される場合が多いため、読みやすさが重要です。
情報共有や組織の結束を高めるもの、モチベーションやコミュニケーションの促進など、目的を明確にした上で記事の内容やトーンを統一し作成しましょう。読者の目線に立って記事を作成することがポイントです。

分かりやすいデザインにする

鮮やかな色やイラスト・写真などを使い、見た時にパッと目を引くデザインであると効果的です。見出しなどでメリハリをつけ、読みやすく工夫しましよう。文字の多い記事は読み終わるまでに疲れてしまうので、なるべくシンプルで短い文章・分かりやすい言葉を使うようにすることが大切です。専門的な用語や難しい言葉は避けましょう。読みやすい文章構成や具体的な例を用いることで、読者がスムーズに内容を理解することが出来ます。箇条書きや表・グラフなどでデータを整理すると、一目で内容が分かるのでとても読みやすくなります。

エンターテイメント要素を取り入れる

単調な情報だけでなく、クイズやゲーム・社員インタビューなどのエンターテイメント要素を取り入れると読みやすくなります。
例えば、社内のイベント行事の写真を掲載したり「休日のお気に入りの過ごし方」「最近ハマったもの」など、ひとつのテーマについてのアンケートを募集したりすると興味を引かれるでしょう。社内インタビューでは、仕事内容やキャリア・これまでのエピソードについて話を聞くことで、経験や知識を共有することが出来ます。また、同じ社内でどんな人が働いているのか、他の人たちはどんな仕事や工夫をしているのかを知ることにより、色んなことへの興味・コミュニケーションの活性化に繋がります。

成果や感謝への表彰をする

成果や感謝の表彰をすることで、社内の一体感や意欲向上に繋がります。「資格に合格した」「〇〇さんのアイデアで業務効率が上がった」「社内美化貢献」など、社内報を制作する度に表彰のテーマを変え色んな分野で活躍する社員にスポットを当て、賞賛の声を届けることでモチベーションアップになるでしょう。社内報の記事のテーマの一つにすることで、普段から周りの人への感謝を意識するようになり、お互いをより高め合える関係を構築するための鍵にもなります。また、社員一人ひとりが自発的に行動するきっかけづくりのひとつになるでしょう。

知識をシェアする

トレンドや業界のニュースについて取り上げるのもひとつのアイデアです。読んでいる人が知りたいと思うようなトピックスや最新ニュースを記事にしてみてはいかがでしょうか。
また、社内で資格を受験し、合格者が出た場合には勉強法や対策・アドバイスなどをインタビュー記事にすることによって知識のシェアをすることも効果的です。社内の意識が向上するだけでなく、次の資格受験者の知識ともなります。社内で使用しているツールの効率的な使い方や効果的なコミュニケーションの取り方・キャリアのアドバイスなど、社員の成長に役立つ情報もです。
最近のプロジェクトの進捗状況や成果を報告する記事を書くことで、どのような課題を克服したか・失敗した部分や改善点など、挑戦や成功について社内で共有することが大切です。

定期的な発行を心がける

社内報は定期的に発行することがとても重要です。「毎月」「隔月」など、一定のスケジュールを設け、読者が期待している発行日を守りましょう。定期的に発行することにより、読者が次の号を待ち望む習慣が生まれます。
また、組織内の重要なお知らせやプロジェクトの共有をリアルタイムで行うことで社内に共通の認識を与えるのも社内報の大切な役割です。